¿Qué diferencia hay entre una factura y una factura proforma?
La diferencia entre una factura y una factura proforma radica en su validez legal y su función. Una factura es un documento legal que acredita la venta de bienes o servicios y permite exigir el pago, mientras que una factura proforma es solo un documento informativo o de oferta previa, sin valor fiscal ni contable.
Si trabajas por cuenta propia, conocer esta distinción es fundamental para evitar errores fiscales y mantener tus registros en regla. Además, contar con un respaldo económico ante posibles imprevistos es clave. Por eso, te recomendamos informarte sobre el seguro de subsidio que puede ofrecerte protección financiera en caso de baja laboral o pérdida temporal de ingresos.
¿Qué validez tiene una factura proforma?
Una factura proforma no tiene validez legal para exigir el pago, ya que solo representa una estimación o propuesta comercial. No genera obligaciones fiscales ni puede utilizarse para declarar impuestos o registrar ingresos. Su objetivo principal es informar al cliente de los detalles de la operación antes de concretar la venta.
¿Dónde se regula la factura proforma?
En España, la factura proforma no está regulada legalmente, ya que no tiene efectos fiscales ni contables. Su uso responde a una práctica comercial habitual para presentar ofertas detalladas antes de emitir la factura definitiva, que sí debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Aun así, es recomendable incluir el IVA estimado en la proforma para que el cliente conozca el precio total del producto o servicio.
¿Qué debe tener una factura para que sea legal?
Para que una factura sea válida ante la Agencia Tributaria, debe contener los siguientes datos obligatorios:
- Número de factura, correlativo y único.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor: nombre, dirección y NIF o CIF.
- Datos del cliente: nombre, dirección y NIF/CIF si corresponde.
- Descripción del producto o servicio.
- Cantidad, precio unitario y base imponible.
- Tipo y cuantía del IVA.
- Importe total a pagar.
- Forma de pago y condiciones.
Sin estos elementos, la factura no tendría validez legal ni contable.
¿Quién está obligado a emitir una factura?
Los autónomos, empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por todas las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad económica, tanto a consumidores finales como a otras empresas.
Esta obligación también aplica en exportaciones, importaciones y prestaciones de servicios, salvo ciertos casos donde se permite el uso de tickets simplificados. La normativa aplicable se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, que regula los requisitos de las facturas, incluyendo las electrónicas.
Preguntas frecuentes sobre facturas y facturas proforma
¿Puedo usar una factura proforma para declarar impuestos?
No. La proforma no tiene valor fiscal y no puede presentarse ante la Agencia Tributaria.
¿Cuándo conviene emitir una factura proforma?
Cuando se desea presentar un presupuesto o una propuesta comercial formal antes de cerrar la venta.
¿Qué pasa si emito una proforma en lugar de una factura?
No podrás reclamar el pago ni registrar el ingreso contablemente.
¿Puedo convertir una proforma en una factura definitiva?
Sí, simplemente emitiendo una factura oficial con número, fecha y datos completos conforme a la ley.
Contar con una gestión fiscal adecuada te ayudará a mantener la estabilidad económica de tu negocio. Y recuerda, si eres autónomo o trabajador por cuenta propia, un seguro de subsidio puede brindarte protección económica en caso de baja laboral, garantizando tranquilidad y respaldo financiero cuando más lo necesites.